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AG à distance - un témoignage poignant de la MDA de Roubaix

Rendre compte des activités de 2019 au cours d’une année 2020 marquée par une crise sanitaire sans précédent… pas une mince affaire ! Petite rétrospective

Hiver 2019-2020, tout va bien, on clôt l’année, on dresse l’état financier de la structure, on compte les adhérents, on se lance dans un nouvel exercice avec le sentiment du devoir accompli. Et on projette même d’avancer la traditionnelle AG de mai pour qu’elle puisse se tenir au mois d’Avril !!

Le printemps pointe le bout de son nez et avec lui son lot de nouvelles toutes aussi désespérantes les unes que les autres. A l’échelle mondiale on se rend compte de l’ampleur que commence à prendre l’épidémie d’un virus qui jusqu’ici n’était pas bien connu. La Covid19 fera bientôt partie de notre vocabulaire quotidien.

La mi-mars le couperet tombe, le pays va être mis en confinement. D’abord pour une durée non-déterminée mais dont on pense naïvement qu’il ne s’agira que de deux ou trois semaines. Les annonces s’accumulent, la situation sanitaire s’aggrave et le confinement se prolonge.

Quid des rencontres associatives ? Comment assurer un suivi du projet par la gouvernance ? C’est tout un fonctionnement qu’il faut repenser. Et l’ordre des priorités se met à évoluer, il faut s’assurer que les salariés s’y retrouvent avec une organisation en télétravail… Les outils numériques ne font pas encore partie de la boite à outils des bénévoles et salariés associatifs, il faut s’en emparer. On teste, on bricole…

Assez rapidement on parvient à s’adapter, et au final c’est tout un secteur qui doit faire un bond évolutif vers de nouvelles manières d’agir. On parlait jusque-là de révolution numérique sans avoir vraiment pu concrètement expérimenter ce qui se cachait derrière ces termes, ça y est, désormais on est en plein dedans ! Par contre, question calendrier c’est la cata ! De nombreuses rencontres sont reportées, des actions sont parfois annulées, les projets prennent du retard et la gestion de l’urgence quotidienne repousse les AG bien plus loin dans l’année.

L’Etat promulgue une première ordonnance le 25 mars et les décrets dans la foulée permettent de respirer : les AG pourront se tenir jusqu’au 30 Septembre. On met donc ce temps statutaire entre parenthèses, on se penche sur la phase de déconfinement, on crée des protocoles, on tatonne, on gère les impatiences, les colères des uns et des autres, la priorité est à la sécurité sanitaire tout en permettant au maximum aux associations de réaliser leurs activités.

Comme dans d’autres secteurs, les salariés se retrouvent vite mentalement fatigués par l’incertitude et les changements. On pensait pouvoir mener l’AG durant l’été ? Loupé… C’est dommage, si on avait eu, on aurait profité de cette « pause sanitaire » pour tenir la rencontre avec les adhérents en présentiel. Mais… cela aurait-il été judicieux et responsable ? Rien de moins sûr, dans le doute on a privilégié la prudence et programmé l’AG à la rentrée. En plus l’Etat proroge l’ordonnance du 25 mars à la fin du mois de Juillet, on aura jusqu’au 30 Novembre pour l’organiser !! Second souffle.

Début septembre, après le « repos » estival, on pense pouvoir retrouver un semblant de normalité… Toujours cette naïveté, ou ce biais cognitif, qui nous aveugle d’espoir là où il n’y avait pas vraiment matière à voir du positif. Assez rapidement les chiffres tombent, l’épidémie se relance et … les annonces gouvernementales avec. On avait réservé la salle pour tenir l’AG, tout était prêt pour respecter les distances indiquées et les geste-barrières en vigueur… encore une fois raté, on ne peut plus se réunir à plus de 10 personnes.

Il faut s’y résoudre l’AG se fera à « huis-clos » selon les textes réglementaires, en distanciel ou en dématérialisé si l’on veut coller au vocable désormais courant en 2020.

Comment s’y prendre ? Quels outils ? Les adhérents sauront ils s’y retrouver ?

On va pas mentir, on avait une bonne recette ! Le RNMA avait pris le parti bien plus tôt dans l’année de réaliser son AG en virtuel. Grâce à un assemblage d’outils assez efficaces ce temps statutaire a pu être réalisé sans encombre et avec une grande fluidité. Pourquoi réinventer ce qui a fait ses preuves ? Puis c’est là tout l’intérêt d’un réseau, on s’approprie les bonnes pratiques, on monte collectivement en savoir-faire et en compétences. Réappropriation donc au local de ce qui a tenu la route au national. Oui, mais est-ce que les associations sur le terrain, majoritairement composées de bénévoles, parviendront à basculer elles aussi vers ce format ? Là réside le doute, et en toute honnêteté on ne se faisait pas d’illusions, nous ne parviendrons pas à rassembler autant de personnes que lors d’une AG en présentiel.

Quels objectifs se fixer ?

1/ respecter les règlements : inviter les adhérents en temps et en heure, soit 15 jours avant la tenue de l’AG, leur fournir l’ensemble des documents et leur expliquer clairement les modalités de fonctionnement

2/ s’assurer que qualitativement cela sera agréable pour les acteurs associatifs qui suivront la réunion : on s’équipe comme on peut, un système son semi-professionnel, une caméra de qualité, un habillage « studio » pour donner à voir quelque chose d’un peu plus sympa qu’un visage derrière une webcam…

3/ garantir un système de vote qui tient la route – pas simple de tenir la double exigence de confidentialité et de restriction aux seuls membres adhérents à jour de cotisation.

Au final, on se retrouve le 25 septembre, un vendredi soir pluvieux, il est 18h, tout est en place.

Dans le « studio » improvisé au sein des locaux de la MDA, deux salariés assurent les moyens techniques, la présidente représente seule le conseil d’administration afin de ne pas se retrouver trop nombreux dans la pièce, un troisième salarié assure le déroulé de l’AG. Lecture du rapport moral, présentation en direct du rapport d’activités, l’expert-comptable de la MDA intervient lui aussi en direct depuis un autre ordinateur, on s’était assuré au préalable que tout fonctionnait. De son côté le commissaire aux comptes nous avait préparé une vidéo qui a pu être diffusée auprès des membres adhérents durant cette Assemblée Générale virtuelle. Les candidats au CA ont pour leur part pu se présenter depuis chez eux, et les membres du Conseil d’Administration ont également pu prendre la parole afin d’apporter tous les compléments nécessaires à la bonne compréhension du bilan 2019 et de l’état actuel des projets et des finances de la MDA ! Last but not least, l’élue en charge de la Vie Associative, madame Wenderbecq, réélue en cours d’année durant des Municipales elles-mêmes bien bouleversées par la situation sanitaire, a suivi l’ensemble de cette AG et a pu prendre la parole, tout comme le nouveau Conseiller Spécial, Karim Ladraa, qui l’accompagne sur la question associative.

Pour ce qui est des votes, le lien permettant de donner sa voix en ligne avait été diffusé depuis la veille, accompagnés de l’ensemble des documents sur lesquels les adhérents étaient invités à s’exprimer : liste des candidats au CA, rapport d’activité et rapport financier 2019. Ce lien était laissé ouvert jusqu’au lendemain de l’Assemblée Générale afin de permettre au maximum d’adhérents de pouvoir voter.

Techniquement cette AG à distance a emporté une pleine satisfaction, attestant de la montée en compétence de la structure dans ce domaine. L’effort d’adaptation à ce format particulier fut concluant, tout a pu être réalisé en une heure de réunion, durée record en comparaison des AG en présentiel, l’ensemble des points ayant été traités et les règles en vigueur d’un point de vue statutaire et juridique ont été respectées.

Pour ce qui est des points plus délicats, on notera la faible participation à ce temps ô combien important dans le calendrier annuel d’une association : 25 personnes ont pris part à la visio-conférence, cela donne une idée de ce qu’il reste à parcourir comme distance pour acclimater les acteurs associatifs aux outils numériques et les intégrer dans un usage quotidien. Autre élément sur lequel on peut exprimer quelques regrets : l’interactivité, et plus généralement la convivialité. Difficile en effet de faire de cette AG un vrai temps d’échanges et de partage, cela tient aux conditions mêmes de la rencontre… Le numérique ne remplacera jamais un bon verre de l’amitié…

Croisons les doigts pour que l’AG 2021 puisse se tenir au printemps dans des conditions plus favorables pour la convivialité et la dynamique collective de notre MDA !

Les prochaines actions proposées par le RNMA au niveau national et en régions

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